Mise sous pli : ce que la machine accepte, ce qui reste manuel
Pliage, nombre d'encarts, ordre des documents, rapprochement lettre-enveloppe, formats et contrôles : préparer un pli qui passe en machine
La mise sous pli consiste à plier les documents d'un courrier, à les assembler dans un ordre précis, à les insérer dans une enveloppe et à la fermer. Une machine le fait en une seule passe tant que le pli reste dans ses limites : documents papier, format standard, épaisseur réduite, codes de contrôle lisibles. Au-delà (objet, kit, enveloppe hors format, carte à coller), une partie du travail se fait à la main, ce qui se décide au devis. Pour confier l'opération, voyez notre prestation de routage et mise sous pli, simple ou complexe, avec mise sous kit, ou notre offre de routage de mailing postal de l'impression au dépôt en Poste.
L'essentiel en 30 secondes
- Une machine de mise sous pli enchaîne alimentation, pliage, assemblage, insertion et fermeture : chaque document a sa propre station d'alimentation.
- Une lettre A4 pliée en trois mesure 99 × 210 mm et entre en enveloppe DL (110 × 220 mm) ; pliée en deux, 148,5 × 210 mm, elle entre en C5 (162 × 229 mm).
- Pour garder le tarif mécanisable de La Poste, le pli fermé ne dépasse pas 162 × 235 mm, 5 mm d'épaisseur et 35 ou 50 g selon l'offre.
- Dès que deux documents sont nominatifs (lettre et enveloppe, lettre et carte), un code de contrôle sur chacun permet à la machine de vérifier qu'ils vont au même destinataire : c'est le rapprochement.
- Objets, kits, enveloppes non standard, documents épais ou rigides et cartes à coller demandent une étape manuelle ou une ligne dédiée.
- Un pli témoin validé avant la série, la lecture des codes et le comptage final sécurisent l'opération.
Comment fonctionne une machine de mise sous pli ?
Une machine de mise sous pli, appelée aussi inserteuse ou ligne d'encartage, prend chaque document dans sa propre station d'alimentation, plie ceux qui doivent l'être, les empile dans l'ordre programmé, pousse le tout dans l'enveloppe, puis humecte et ferme le rabat. Au passage, une caméra lit les codes de contrôle et un capteur détecte les doubles.
Un pli égale une combinaison de stations : une lettre seule en occupe une, une lettre, un dépliant et une carte réponse en occupent trois. Ce qui renvoie un travail vers la main n'est pas le nombre d'exemplaires mais la nature des pièces : plates, souples et de format régulier, elles passent en machine.
| Étape | Ce que fait la machine | Ce que vous devez prévoir |
|---|---|---|
| Alimentation | Prend les documents un par un | Documents à plat, secs, non gondolés, livrés par référence |
| Pliage | Plie la lettre ou le dépliant | Un format et un sens de pli compatibles avec l'enveloppe |
| Lecture | Lit le code de contrôle de chaque document | Une zone blanche réservée au code dans la mise en page |
| Assemblage | Empile les documents dans l'ordre programmé | L'ordre des documents, écrit noir sur blanc dans la commande |
| Insertion et fermeture | Insère, humecte et ferme le rabat | Une enveloppe à rabat gommé, avec du jeu autour des documents |
| Sortie et contrôle | Compte les plis, éjecte ceux qui sont en défaut | Un fichier dont l'ordre correspond à celui des documents |
La mise sous pli manuelle suit les mêmes étapes, pour les petites séries et les pièces que la machine ne prend pas.
Quel pliage pour quelle enveloppe ?
Le pliage se choisit en fonction de l'enveloppe : une lettre A4 (210 × 297 mm) pliée en trois tient en enveloppe DL (110 × 220 mm) ou C6/5 (114 × 229 mm), pliée en deux en C5, et reste à plat en pochette C4. Le volet qui porte l'adresse doit finir à l'extérieur, face imprimée tournée vers la fenêtre.
| Document | Pli | Format plié | Enveloppe | Jeu (hauteur × largeur) |
|---|---|---|---|---|
| Lettre A4 | Roulé ou accordéon, 3 volets | 99 × 210 mm | DL 110 × 220 mm | 11 × 10 mm |
| Lettre A4 | Roulé ou accordéon, 3 volets | 99 × 210 mm | C6/5 114 × 229 mm | 15 × 19 mm |
| Lettre A4 | Simple, 2 volets | 148,5 × 210 mm | C5 162 × 229 mm | 13,5 × 19 mm |
| Lettre A4 | Croisé (en deux, puis en deux) | 105 × 148,5 mm | C6 114 × 162 mm | 9 × 13,5 mm |
| Lettre ou dossier A4 | Aucun | 210 × 297 mm | C4 229 × 324 mm | 19 × 27 mm |
Pli roulé ou pli accordéon ?
Les deux donnent 99 × 210 mm. Le pli roulé (en C) enroule les volets l'un dans l'autre, comme une lettre classique ; le pli accordéon (en Z) les replie en zigzag et convient bien aux dépliants. Dans les deux cas, le volet du haut, celui qui porte le bloc adresse, doit se retrouver à l'extérieur, côté fenêtre : c'est un réglage de la plieuse, que l'on vérifie sur le pli témoin. En France, la fenêtre des enveloppes DL, C6/5, C5 et C4 est à droite (standard français) : le bloc adresse de la lettre se place donc lui aussi à droite, dans le tiers supérieur de la feuille.
Le jeu, une marge à ne pas sacrifier
Plus le pli est épais, plus il faut de jeu : une lettre, un dépliant et une carte réponse s'insèrent plus sûrement en C6/5 (114 × 229 mm) qu'en DL (4 mm de plus en hauteur, 9 mm en largeur). Revers du jeu : la lettre bouge, et l'adresse doit rester entière dans la fenêtre. Les règles de la fenêtre et du calage de l'adresse sont détaillées dans notre guide enveloppe imprimée : accroche, logo, fenêtre.
Papier épais : le rainage avant le pliage
Un papier de lettre courant (80 à 100 g/m²) se plie sans préparation. Un papier épais se raine d'abord, pour que la fibre ne casse pas et que l'encre ne craquelle pas sur la pliure ; le rainage se fait à l'impression et figure donc au devis d'impression.
Combien de documents dans un pli, et dans quel ordre ?
Une machine assemble autant de documents qu'elle a de stations, dans la limite d'épaisseur de l'enveloppe ; la vraie limite est souvent postale : au tarif mécanisable, le pli fermé ne dépasse pas 5 mm ni 35 ou 50 g selon l'offre. L'ordre se programme : le document qui porte l'adresse passe toujours en premier, contre la fenêtre.
Exemple chiffré : lettre, dépliant et carte réponse en DL
Le poids d'un document se calcule ainsi : surface de la feuille × grammage. Une feuille A4 mesure 0,06237 m².
| Document | Format et papier | Poids |
|---|---|---|
| Lettre personnalisée | A4, 80 g/m², pliée en trois | 5,0 g |
| Dépliant 3 volets | A4 ouvert, 135 g/m², plié en trois | 8,4 g |
| Carte réponse | 99 × 210 mm, 250 g/m² | 5,2 g |
| Enveloppe DL à fenêtre | 80 g/m² | environ 5 g |
| Pli complet | environ 23,6 g |
Le pli reste sous 35 g avec une marge confortable, et son épaisseur, de l'ordre du millimètre, est loin des 5 mm. Ajouter une seconde lettre A4 en 80 g/m² le porte à environ 28,6 g ; passer le dépliant de 135 à 170 g/m² ajoute 2,2 g. Le calcul détaillé du poids et des tranches tarifaires est traité dans notre guide sur l'affranchissement d'un mailing en nombre.
L'ordre des documents
- Le document adressé en premier, face adresse vers la fenêtre. Rien ne doit pouvoir glisser devant lui.
- Les encarts ensuite, dans l'ordre où vous voulez qu'ils soient lus : souvent le dépliant, puis la carte ou le bon de commande.
- L'enveloppe retour en dernier, côté rabat. Si elle est préadressée, elle ne doit pas pouvoir apparaître dans la fenêtre.
Écrivez cet ordre dans la commande : c'est lui que l'on programme et que l'on vérifie sur le pli témoin.
Le rapprochement : faire correspondre lettre et enveloppe nominatives
Le rapprochement est le contrôle qui garantit que deux documents personnalisés, par exemple une lettre et une enveloppe adressée, ou une lettre et une carte nominative, partent dans le même pli pour le même destinataire. Chaque document porte un code de contrôle ; la machine lit les deux codes à chaque pli et arrête ou écarte le pli s'ils ne correspondent pas.
Le plus simple reste de n'avoir qu'un document nominatif : en enveloppe à fenêtre, l'adresse imprimée sur la lettre apparaît dans la fenêtre. Le rapprochement devient nécessaire dès que l'adresse est imprimée sur l'enveloppe et que la lettre est nominative, ou que le pli contient une deuxième pièce personnalisée. Notre page personnalisation de documents en données variables présente ce que l'on peut personnaliser sur chaque pièce.
| Code | Ce qu'il contient | Usage |
|---|---|---|
| Marques optiques (traits en marge) | Début ou fin de liasse, fermeture du pli | Lettres de longueur variable, sans contrôle d'identité |
| Code-barres (une dimension) | Un numéro de pli séquentiel | Rapprochement de deux documents, suivi du fichier |
| Code 2D (Datamatrix) | Numéro de pli, de page et nombre de pages | Liasses de plusieurs feuillets |
Lettres de longueur variable
Quand un courrier compte une feuille pour un destinataire et trois pour un autre, chaque feuille porte un code qui indique son pli et la fin de la liasse ; la machine rassemble les feuilles d'un même destinataire avant de plier. Indiquez dès la demande de devis le nombre maximal de feuilles par pli : il fixe l'enveloppe et le pliage.
Exemple : une association adresse 3 000 convocations à son assemblée générale, avec une lettre nominative et un pouvoir de vote pré-rempli au nom de l'adhérent. Les deux documents portent le même numéro d'adhérent en code-barres ; la machine vérifie la correspondance à chaque pli, et les plis écartés sont refaits un par un.
Enveloppes et papiers : ce qui passe en machine
Les enveloppes qui passent en machine sont les formats standard (C6, DL, C6/5, C5 et, sur les lignes adaptées, C4) avec un rabat gommé, le plus souvent sur le grand côté. Les documents doivent être plats, souples et de format régulier ; c'est La Poste, ensuite, qui fixe le format, le poids et l'épaisseur du tarif mécanisable.
| Enveloppe | Dimensions | Contenu type | Catégorie La Poste |
|---|---|---|---|
| C6 | 114 × 162 mm | Carte, A4 plié en croix | Mécanisable |
| DL | 110 × 220 mm | A4 plié en trois, carte DL | Mécanisable |
| C6/5 | 114 × 229 mm | A4 plié en trois avec encarts | Mécanisable |
| C5 | 162 × 229 mm | A4 plié en deux, brochure A5 | Mécanisable |
| C4 | 229 × 324 mm | A4 à plat, dossier, catalogue | Standard distribution (jusqu'à 260 × 360 mm, 20 mm) |
Selon le guide pratique courrier de La Poste, le tarif mécanisable exige un pli rectangulaire de 90 × 140 mm à 162 × 235 mm, 5 mm d'épaisseur au plus, une à deux surépaisseurs de 1,5 mm au plus, une enveloppe totalement close par un collage continu du rabat et un papier d'enveloppe mat d'au moins 80 g/m² ; papiers calque, glacé, vernis, satiné et vergé sont exclus. La fenêtre adresse mesure au moins 35 × 90 mm, et l'adresse doit y apparaître « clairement et intégralement quel que soit le taquage de l'enveloppe », c'est-à-dire quelle que soit la position du contenu (La Poste, Guide pratique courrier Entreprises et Collectivités, janvier 2026, PDF). Le choix du format et du papier de l'enveloppe est traité dans notre guide bien choisir ses enveloppes.
Les papiers qui posent problème
- Les papiers très brillants, gondolés ou fraîchement imprimés collent entre eux ou se prennent mal : risque de double prise.
- Les documents agrafés, trombonés ou pliés d'avance par un autre atelier ne se reprennent pas tels quels en machine.
- Les formats irréguliers (découpe à la forme, coin arrondi très marqué, rabat) se testent sur un pli témoin avant toute série.
Ce qui reste manuel
Restent manuels, ou passent sur une ligne dédiée, les plis avec un objet, les kits, les enveloppes hors standard, les documents épais ou rigides et les compositions qui changent d'un destinataire à l'autre. Le manuel est une autre cadence, donc un autre coût, que le devis chiffre.
| Cas | Traitement | Pourquoi |
|---|---|---|
| Lettre seule ou lettre et encarts plats en DL, C6/5 ou C5 | Machine | Documents plats et réguliers, une station par document |
| Objet en relief (stylo, clé USB, badge, objet publicitaire) | Main | Épaisseur irrégulière, souvent hors format mécanisable |
| Kit (dossier d'accueil, mallette, lot de documents et d'objets) | Main, avec une nomenclature par kit | Pièces hétérogènes |
| Enveloppe hors standard (carrée, à soufflet, cartonnée, à fermeture par cordon ou ruban) | Main, ou machine après essai | Format ou rabat non standard |
| Document épais ou rigide (brochure dos carré, catalogue épais, carton) | Ligne dédiée ou main | Épaisseur et rigidité |
| Carte à coller sur la lettre | Étape de collage à part, puis mise sous pli | Carte fixée avant l'insertion |
| Composition variable (encarts différents selon le destinataire) | Machine si un code pilote les stations, sinon main | La machine doit savoir quels encarts prendre |
La carte collée sur la lettre
Une carte de fidélité ou d'adhérent se fixe sur la lettre par un point de colle repositionnable. Si la carte et la lettre sont nominatives, chaque carte est rapprochée de sa lettre avant le collage, grâce au même numéro imprimé sur les deux pièces ; le pli part ensuite en enveloppe à fenêtre.
Les kits se montent à la main, avec une nomenclature et un contrôle avant fermeture : voyez notre page routage et logistique. Pour un catalogue ou une brochure épaisse, voyez notre guide envoyer un catalogue ou un magazine.
Les contrôles : pli témoin, lecture des codes, comptage, tolérances
Une mise sous pli se contrôle avant, pendant et après la série : pli témoin validé, lecture des codes et détection des doubles, puis comptage et compte rendu. La tolérance de quantité dépend du document : ± 5 % sur un document identique pour tous, aucune sur un document personnalisé, où chaque pli correspond à une ligne du fichier.
| Moment | Contrôle | Ce qu'il évite |
|---|---|---|
| Réception | Comptage des documents reçus ou imprimés, référence par référence | Une série qui s'arrête faute de dépliants |
| Avant la série | Pli témoin réalisé sur la machine réglée, validé avec vous | Un mauvais ordre, un pli inversé, une adresse hors fenêtre |
| Pendant la série | Lecture des codes, détection des doubles, prélèvement de plis ouverts et vérifiés | Un pli sans lettre, deux lettres dans un pli, un mauvais rapprochement |
| Fin de série | Comptage des plis, pesée de plis prélevés, compte rendu | Un écart entre le fichier et le dépôt, un pli plus lourd que prévu |
Les plis sont ensuite triés et déposés en Poste avec un bordereau de dépôt, qui fait foi du nombre de plis remis.
Préparer vos fichiers et vos documents pour la machine
Une mise sous pli se prépare dès la maquette : une zone réservée au code de contrôle, un bloc adresse calé sur la fenêtre, un fichier d'adresses propre et un PDF de production dans le même ordre. Les documents déjà imprimés arrivent à plat, comptés, par référence.
Le fichier d'adresses et le PDF de production
- Un fichier normalisé et dédoublonné, avec une ligne par destinataire et un identifiant unique ; voyez notre page traitement de fichiers d'adresses.
- Un PDF de production dont les pages suivent l'ordre du fichier, avec un nombre de pages fixe par destinataire, ou un code par page si ce nombre varie.
- Une zone blanche réservée au code dans la marge de chaque document personnalisé, hors aplat et hors vernis, que nous positionnons avec vous avant le BAT.
- Un bloc adresse calé sur la fenêtre, à droite en enveloppe à fenêtre standard ; nous calons vos lettres sur la fenêtre retenue lors de l'impression de lettres.
Les documents livrés par vos soins
Livrez-les à plat et non pliés, conditionnés par référence avec la quantité indiquée sur chaque carton, et en nombre suffisant pour couvrir la passe de réglage et les plis à refaire.
Ce que coûte une mise sous pli
Le prix d'une mise sous pli dépend du nombre de documents par pli, du pliage, du rapprochement éventuel et de la part de travail manuel ; sur nos forfaits publiés, l'impression, la mise sous pli et le dépôt en Poste sont compris, l'affranchissement est en sus.
| Composition du pli | 500 ex. | 1 000 ex. | 2 000 ex. |
|---|---|---|---|
| Lettre A4 1 face (1 document) | 280 € HT | 420 € HT | 500 € HT |
| Lettre A4 à texte variable (1 document personnalisé) | 370 € HT | 450 € HT | 520 € HT |
| Plaquette 4 pages + lettre A4 (2 documents) | 460 € HT | 640 € HT | 830 € HT |
| Lettre + carte PVC | 660 € HT | 790 € HT | 980 € HT |
Source : notre page tarifs du mailing postal, relevée le 20 octobre 2026. Les autres compositions (trois documents et plus, rapprochement sur enveloppe adressée, kits, documents déjà imprimés) sont chiffrées sur devis, délai confirmé sur le devis.
Erreurs fréquentes et check-list avant le BAT
La plupart des difficultés viennent d'une décision prise sans penser à la machine : un format, un pli, un ordre ou un code oublié dans la maquette.
Les erreurs que nous voyons le plus souvent
- Un bloc adresse placé à gauche alors que la fenêtre des enveloppes standard est à droite.
- Un document trop grand pour l'enveloppe : un A5 (148 × 210 mm) entre en C5 avec 14 mm de jeu en hauteur ; un format de 160 mm de haut n'en laisse plus que 2.
- Deux documents nominatifs sans code commun : le rapprochement devient manuel, donc plus long.
- Un encart ajouté au dernier moment, qui fait passer le pli au-dessus de 35 g.
La check-list
- Format d'enveloppe choisi, avec du jeu autour du document le plus grand.
- Pli défini (roulé, accordéon, simple), volet adresse à l'extérieur, côté fenêtre.
- Bloc adresse à droite, entier dans la fenêtre quelle que soit la position de la lettre.
- Ordre des documents écrit dans la commande.
- Poids et épaisseur du pli complet calculés, sous le seuil de l'offre postale visée.
- Code de contrôle prévu sur chaque document nominatif, zone blanche réservée.
- Pli témoin demandé et validé avant la série.
Règles La Poste en vigueur au 20 octobre 2026 (guide pratique courrier de janvier 2026) ; formats selon les normes ISO 269 (enveloppes) et ISO 216 (papiers). Poids calculés, pas pesés.
Questions fréquentes
Combien de documents peut-on mettre dans une même enveloppe en machine ?
Autant que la machine a de stations d'alimentation, dans la limite d'épaisseur de l'enveloppe. Au tarif mécanisable de La Poste, le pli fermé ne dépasse pas 5 mm ni 35 ou 50 g : une lettre, un dépliant et une carte réponse en DL pèsent environ 24 g.
Qu'est-ce que le rapprochement en mise sous pli ?
C'est le contrôle qui garantit que deux documents personnalisés, par exemple une lettre et une enveloppe adressée, partent dans le même pli pour le même destinataire. Chaque document porte un code ; la machine lit les deux à chaque pli et écarte le pli s'ils ne correspondent pas.
Quel pli choisir pour une lettre A4 en enveloppe DL à fenêtre ?
Un pli roulé ou un pli accordéon en trois volets, qui donne 99 × 210 mm pour une enveloppe de 110 × 220 mm. Le volet qui porte l'adresse doit finir à l'extérieur, côté fenêtre ; en France, la fenêtre standard est à droite, et le bloc adresse de la lettre aussi.
Qu'est-ce qui ne peut pas être mis sous pli en machine ?
Les objets en relief, les kits, les enveloppes hors standard (carrées, à soufflet, cartonnées), les documents épais ou rigides et les compositions variables sans code de pilotage. Ils passent sur une ligne dédiée ou à la main, chiffrés sur devis.
Combien coûte une mise sous pli ?
Sur nos forfaits publiés, impression, mise sous pli et dépôt en Poste compris, affranchissement en sus : 280 € HT les 500 lettres A4 1 face, 460 € HT les 500 plis plaquette 4 pages et lettre A4, 660 € HT les 500 plis lettre et carte PVC. Les autres compositions sont chiffrées sur devis.
Pouvez-vous mettre sous pli des documents déjà imprimés ?
Oui. Livrez-les à plat, comptés et conditionnés par référence, avec l'ordre du pli et une quantité suffisante pour la passe de réglage. Seules la mise sous pli, l'affranchissement et le dépôt en Poste sont alors facturés.
Faites chiffrer votre mise sous pli
Indiquez les documents, leur format, l'enveloppe et le nombre d'adresses : nous vérifions ce qui passe en machine, puis mettons sous pli, trions et déposons vos plis. Devis sous 24 h.